Kanban
Organize conversas em quadros, pesquise contatos e mova cards entre colunas para atualizar regras e configurações.
Para que serve o Kanban
Use o Kanban para organizar conversas em quadros (colunas) com filtros pré-configurados.
Encontre contatos com a busca e arraste os cards entre quadros.
Ao mover um card, dá para escolher entre manter configurações ou aplicar regras do novo quadro.
Também dá para criar, configurar, mover e remover quadros.
Em poucas palavras
- Use Localizar contatos para pesquisar em todos os quadros.
- Use a busca de cada quadro para pesquisar só dentro dele (quando existir).
- Arraste um card para outro quadro para reorganizar a conversa.
- No aviso de movimentação, escolha entre Manter configurações ou Aplicar regras do novo quadro.
- Clique em Adicionar quadro ou Criar quadro para criar uma nova coluna.
- Clique em Configurar quadro (ícone de engrenagem) para editar regras, cor e alertas.
Resultado esperado: Conversas ficam organizadas por quadros, com buscas rápidas e movimentação de cards com regras claras.
Antes de começar
Permissões
- Quando aparecer o botão Criar quadro desativado, liberar a permissão de kanban_quadro (liberação para criar/editar quadros).
Configurações necessárias
- Quando aparecer o aviso Desbloqueie todos os quadros, aumentar o plano em Aumentar plano para acessar o Kanban completo.
Dados necessários
- Para usar o filtro Canal, é necessário existir pelo menos 1 canal; quando não existir, aparece Nenhum canal disponível.
Como usar no dia a dia
Encontrar um contato rápido
Use Localizar contatos.
Digite no campo com o texto Pesquisar em todos os quadros (ou Pesquisar em X contatos).
Use Limpar pesquisa para apagar o que foi digitado.
Conferir o que um quadro está filtrando
Procure o bloco Filtros aplicados no quadro.
Clique para alternar entre Exibir critérios e Ocultar critérios.
Leia os itens como Status, Departamento, Canal, Tags, Modo da IA e Atendente (quando aparecerem).
Pesquisar dentro de um quadro (quando houver conversas)
No quadro com conversas, use o campo Pesquisar em X contatos.
Use Limpar pesquisa para apagar.
Se nada aparecer, verifique se a busca global também não está filtrando ao mesmo tempo.
Mover uma conversa para outro quadro
Arraste o card da conversa e solte no quadro desejado.
Se a conversa mudar de quadro, aparece o aviso Movimentação no Kanban.
Escolher o que acontece na movimentação
No aviso Alterar contato: ..., escolha uma opção:
- Mudar quadro mantendo configurações: muda de coluna, mas mantém tags, status e configurações originais.
- Atualizar configurações: aplica as regras do novo quadro e mostra as Alterações previstas (quando existirem).
Aguarde Processando quando aparecer.
Criar um novo quadro
Clique em Adicionar quadro (ou Criar quadro).
Preencha Nome do quadro.
Ajuste a Cor do quadro e as Regras de exibição.
Clique em Criar quadro.
Editar um quadro existente
Clique em Configurar quadro (ícone de engrenagem).
Faça ajustes.
Clique em Salvar alterações.
Reordenar quadros
Use Mover quadro para a esquerda ou Mover quadro para a direita.
Quando um lado estiver indisponível, o botão fica desativado.
Aparece Coluna movida com sucesso! quando der certo.
Campos principais (criar/editar quadro)
Nome do quadro
edit_notetextoDescrição: Digite um nome fácil de entender, porque ele aparece no topo do quadro.
Use algo que indique a etapa, por exemplo conversas novas, aguardando ou resolvidas.
Regras/validações: Quando ficar vazio, aparece a mensagem O nome do quadro é obrigatório.
Exemplos: - Novas conversas
- Aguardando atendimento
Cor do quadro
edit_noteseleção (cor)Descrição: Clique em Cor e escolha uma cor.
Confira a Pré-visualização para ver como o quadro fica.
Regras/validações: Sem regras de formato visíveis.
Exemplos: - Escolher uma cor forte para “Urgente”
- Usar cores diferentes para separar etapas
Notificar ao receber conversa
edit_notecheckboxDescrição: Ative para reproduzir um áudio quando uma conversa for adicionada no quadro.
Desative para aparecer Nenhum alerta sonoro será reproduzido.
Regras/validações: Sem regras de formato visíveis.
Exemplos: - Ativar em quadros de “Novas conversas”
- Desativar em quadros de baixa prioridade
Tipo de áudio
edit_noteseleçãoDescrição: Selecione Notificação 1, Notificação 2, Notificação 3 ou Carregar um arquivo de áudio.
Use o botão de Ouvir áudio (play) para testar; se estiver tocando, o botão vira Parar áudio (stop).
Regras/validações: Enquanto não escolher, aparece Selecione um áudio.
O botão de ouvir fica desativado quando não existe áudio selecionado.
Exemplos: - Notificação 2
- Carregar um arquivo de áudio
Carregar áudio
edit_noteuploadDescrição: Aparece quando Tipo de áudio está em Carregar um arquivo de áudio.
Clique em Carregar áudio e selecione um arquivo.
Quando estiver enviando, aparece Enviando arquivo....
Depois, o nome do arquivo aparece, e dá para Substituir áudio.
Regras/validações: Aceita MP3, WAV ou OGG (texto exibido).
O seletor mostra aceitação de audio/, .mp3, .wav, .ogg.
Exemplos: - aviso_urgente.mp3
- toque.wav
Status
edit_noteseleçãoValor padrão: Todos os status
Descrição: Use para definir quais conversas entram no quadro por status.
Deixe em Todos os status para não limitar por status.
Regras/validações: Opções exibidas: Todos os status, Novas conversas, Abertas, Resolvidas.
Exemplos: - Abertas
- Resolvidas
Modo IA
edit_noteseleçãoValor padrão: Todos os modos
Descrição: Use para separar conversas por modo.
Deixe em Todos os modos para não limitar por modo.
Regras/validações: Opções exibidas: Todos os modos, IA Desativada, IA Ativa, Aguardando atendimento humano.
Exemplos: - IA Ativa
- Aguardando atendimento humano
Departamento
edit_noteseleçãoValor padrão: Todos os departamentos
Descrição: Use para organizar conversas por departamento.
Selecione Sem departamento para mostrar conversas sem departamento.
Regras/validações: Opções exibidas: Todos os departamentos, Sem departamento e a lista de departamentos (alguns podem aparecer com (inativo)).
Exemplos: - Sem departamento
- Financeiro
Canal
edit_noteseleçãoValor padrão: Todos os canais
Descrição: Use para limitar o quadro a um canal.
Quando não existir canal, aparece Nenhum canal disponível.
Regras/validações: Opções exibidas quando houver canais: Todos os canais e a lista de canais.
Exemplos: - Todos os canais
- (Selecionar um canal da lista)
Atendente
edit_noteseleçãoValor padrão: Todos os atendentes
Descrição: Use para mostrar conversas de um atendente específico.
Selecione Sem atendente para mostrar conversas sem atendente.
Regras/validações: Opções exibidas: Todos os atendentes, Sem atendente e a lista de atendentes.
Exemplos: - Sem atendente
- Ana Souza
Com a tag (opcional)
edit_noteseleção múltiplaDescrição: Use para exigir que a conversa possua as tags selecionadas.
Quando não selecionar nada, aparece Todas as tags.
Para incluir conversas sem tags, selecione Sem Tags.
Regras/validações: Mostra Selecione uma tag e a opção Sem Tags.
Exemplos: - Sem Tags
- Cobrança
Sem a tag (opcional)
edit_noteseleção múltiplaDescrição: Use para impedir que apareçam conversas com certas tags.
Quando não selecionar nada, aparece Nenhuma tag excluída.
O campo pode não aparecer quando Sem Tags estiver selecionado em Com a tag (opcional).
Regras/validações: Mostra Selecione uma tag e a lista de tags disponíveis.
Exemplos: - Spam
- Teste
Tour rápido pelos principais itens
- Localizar contatos: Use Localizar contatos para pesquisar simultaneamente em todos os quadros.
Use Limpar pesquisa para apagar o termo digitado.
Os selos mostram a quantidade de quadros e conversas. - Quadros (colunas): Leia o nome no topo do quadro e a contagem de conversas.
Use Mover quadro para a esquerda e Mover quadro para a direita para reordenar.
Use Configurar quadro (engrenagem) para editar. - Filtros aplicados: Quando existir filtro, aparece Filtros aplicados.
Clique para alternar entre Exibir critérios e Ocultar critérios.
Quando não existir filtro, aparece Sem filtros aplicados. - Cards de conversa: Cada card mostra o nome (ou Não informado) e informações como tipo e tempo (ex.: Agora mesmo, Há X minutos).
Quando aparecer o alfinete, o card indica Contato fixado no quadro.
Use Abrir conversa para entrar na conversa. - Aviso de movimentação no Kanban: Ao soltar um card em outro quadro, aparece Movimentação no Kanban.
Escolha entre Mudar quadro mantendo configurações ou Atualizar configurações.
Confira Alterações previstas antes de confirmar.
Regras e comportamentos importantes
- Ao mover um card para outro quadro, aparece a escolha entre Manter configurações e Aplicar regras do novo quadro.
- Em Manter configurações, o texto informa: A partir de agora esse contato não se moverá sozinho pelo Kanban.
- Em Aplicar regras do novo quadro, o quadro pode alterar automaticamente itens como tags, departamento, status, modo da IA e atendente (quando a lista de mudanças aparecer).
- Quando existir mudanças, elas aparecem em Alterações previstas; quando não existir, aparece Nenhuma configuração adicional será modificada.
- O filtro do quadro pode ficar oculto; use Exibir critérios / Ocultar critérios para alternar.
- Na contagem do quadro, números acima de 100 aparecem como 100+.
Problemas comuns e como resolver
Causa provável: Campo Nome do quadro ficou vazio.
Como corrigir: Preencha Nome do quadro (ex.: "Novas conversas").
Clique em Criar quadro ou Salvar alterações novamente.
Como confirmar: A mensagem não aparece mais e surge Quadro salvo com sucesso.
Causa provável: Não existe canal disponível para seleção.
Como corrigir: Deixe o filtro de Canal sem seleção e salve o quadro.
Quando canais estiverem disponíveis, volte e selecione um canal.
Como confirmar: O campo passa a mostrar Todos os canais e opções de canal.
Causa provável: Áudio não selecionado ou prévia não disponível no momento.
Como corrigir: Selecione um item em Tipo de áudio.
Se for Carregar um arquivo de áudio, envie o arquivo e aguarde terminar (Enviando arquivo...).
Tente novamente no botão de Ouvir áudio.
Como confirmar: O botão muda para o ícone de parar (stop) enquanto toca e volta ao final.
Causa provável: Falha ao concluir a ação de mover o quadro.
Como corrigir: Tente novamente usando Mover quadro para a esquerda ou Mover quadro para a direita.
Se um dos botões estiver desativado, use o outro lado.
Como confirmar: Aparece Coluna movida com sucesso! e a ordem dos quadros muda.
Causa provável: Plano atual não libera o Kanban completo.
Como corrigir: Clique em Aumentar plano.
Como confirmar: O aviso deixa de aparecer e todos os quadros ficam disponíveis.
O que muda quando move um card
Alterações no sistema: Ao mover um contato entre quadros, a confirmação Movimentação no Kanban define o impacto:
- Mudar quadro mantendo configurações: o contato muda de coluna, mas mantém tags, status e configurações originais.
- Atualizar configurações: o contato pode receber alterações automáticas para combinar com o novo quadro; quando houver, elas aparecem em Alterações previstas (ex.: tag adicionada/removida, departamento removido/alterado, status alterado, modo IA alterado, atendente alterado).
Quando não houver impacto, aparece Nenhuma configuração adicional será modificada.
- Canal (quando selecionado nas regras de exibição)
Logs: Confirme o resultado olhando a mensagem de sucesso, como Contato alterado com sucesso! ou Atributos de ... alterados com sucesso!.